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Assistante de gestion du secteur animation (H/F)
Statut :
Catégorie C ou B filières administrative ou animation Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.
Hierarchie :
L’agent sera rattaché(e) à la direction du Pôle Famille.
Missions :
• Gestion du personnel d’animation
• Suivi des projets et actions
• Gestion de l’accompagnement méthodologique
• Gestion des grèves des enseignants
- Principales :
• Gestion des ressources humaines
• Publication des annonces pour les recrutements
• Vérification de la liste des personnes faisant l’objet d’une mesure d’interdiction d’exercer avant prise de rendez-vous
• Prises de rendez-vous pour les entretiens d’embauche
• Participation à la constitution des équipes d’animation pour chaque période de vacances et la rentrée scolaire (en fonction des effectifs enfants, diplômes des candidats, entretiens professionnels)
• Mise en réseau des équipes d’animation
• Dactylographie et envoi des réponses aux candidatures
• Constitution des dossiers du personnel
• Contrôle des documents en liaison avec la DRH
• Etablissement des demandes d’habilitations des structures avant chaque période de fonctionnement et la rentrée scolaire
• Suivi des formations du personnel d’animation
• Suivi des évaluations après chaque période de fonctionnement
• Etablissement des contrats de vacation (recrutement ponctuel)
• Mise à jour des listes du personnel après chaque recrutement
• Tenue de tableaux de bord de suivi des frais de personnel
• Participation aux réunions d’équipe d’animation
• Réception physique et téléphonique du personnel d’animation
• Gestion du temps de travail du personnel d’animation :
• Calcul du temps de travail annualisé
• Contrôle des heures chaque mois avant envoi du tableau à la DRH
• Préparation des fiches d’heures
• Gestion et tenue de l’absentéisme du personnel
• Suivi des congés du personnel titulaire
- Evaluation de projets d’animation
• Participation aux réunions de coordination et rédaction des compte rendus
• Suivi des projets mis en place dans chaque structure, établissement de fiches d’observations et de bilans de
visites pour la responsable du service
• Suivi de l’évènementiel dans chaque structure
• Suivi des fiches d’évaluation d’observation sur site
• Suivi de projets pédagogiques
• Visites sur site sur les différents temps d’accueil des enfants
- Tâches administratives
• Gestion des grèves des enseignants – Mise en place du service d’accueil minimum
• Détermination des besoins en fonction du nombre de grévistes
• Etablissement des équipes d’animation en liaison avec le responsable du service
• Envoi du courrier à l’Inspection pour demander le remboursement des frais engagés par le service accueil
minimum
- Gestion de l’accompagnement méthodologique
• Suivi de la rémunération des enseignants (centralisation des horaires des « études » communiquées par les directeurs d’écoles sur le réseau informatique
• Détermination du nombre de postes par jour en lien avec la responsable du service et des directeurs
d’écoles
• Suivi des équipes et des contrats de vacation pour les intervenants extérieurs
- Polyvalence avec l’assistant administratif polyvalent et remplacement de directeurs d’accueils de loisirs en cas de nécessité
Compétences :
• Technique d’écoute et de reformulation
• Maîtrise de l’outil bureautique : Word/Excel/Outlook, internet, Concerto opus
• Connaissance de l’environnement territorial
• Techniques de management d’une équipe d’animation
• Organiser et prioriser ses activités dans le respect de la qualité du service rendu et de la continuité du
service public
• Anticiper et respecter les échéances
• Communiquer efficacement avec les interlocuteurs internes et externes
• Analyser une situation et être force de proposition
• Rédiger et mettre en forme des courriers
• Concevoir, élaborer des tableaux de bord et des graphiques
• Animer et accompagner une équipe
Profil :
• Diplôme ou niveau requis : BPJEPS loisirs tous publics avec expériences,
• Rigueur et conscience professionnelle
• Capacité d’adaptation
• Ponctualité et assiduité
• Autonomie, esprit d’initiative
• Disponibilité
• Capacité d’écoute
• Discrétion professionnelle
• Devoir de réserve
• Sens du service public
Renseignement complémentaires :
• Du lundi au vendredi, à raison de 7h40 par jour. Pour assurer la continuité du service en lien avec les horaires des accueils de loisirs, la présence de l’agent est nécessaire sur l’amplitude horaire qui s’échelonne de 8h30 à 18h30. Poste bénéficiant des horaires variables et d’une journée de télétravail par semaine.
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC) et à des activités sportives,
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement des forfaits de transport (domicile-travail).
Les personnes intéressées sont priées d'adresser leur candidature (lettre de motivation + CV) au plus vite à la Direction des Ressources Humaines, par mail : [email protected]